Bilo da ste već imali bezbroj sastanaka, ili se pripremate da imate prvi, jedno je sigurno: trema je i te kako prisutna. Ovaj neprijatan osećaj možete da izbegnete tako što ćete se dobro pripremiti za ovu priliku. Kako isplanirati poslovni sastanak? Šta je potrebno da uradite nakon njega kako ne biste zaboravili najvažnije stavke i dogovore? Čitajte u nastavku!
Kako isplanirati poslovni sastanak: Uživo VS online
Na prvi pogled čini nam se da je mnogo lakše isplanirati poslovni sastanak online, jer se nalazite u udobnosti vašeg doma, ili kojeg god mesta koje ste odabrali da bude vaša “kancelarija” tog dana. Sigurni smo da ste bar jednom imali online sastanak, i to onaj gde gore nosite poslovnu odeću uz donji deo pidžame, kako biste se osećali udobnije.
Međutim, online sastancima može manjkati lakoće u komunikaciji, jer iako svog sagovornika ili sagovornike vidite preko kamere, nećete sa istom lakoćom tumačiti njegove izraze lica i reakcije kao uživo.
Sa druge strane, online sastanci su dosta praktičniji jer vam je za njihovo planiranje potreban “samo” laptop/telefon/računar sa kamerom, uređeno neposredno okruženje i dovoljno tišine da čujete vaše sagovornike (i da oni čuju vas).
Sastanci uživo mogu biti dosta teži za planiranje, jer iza njih stoji logistika: priprema prostora, odlazak na lokaciju i slično. Ponekad oni oduzmu mnogo više vremena nego online sastanci, baš zbog ovih specifičnosti koji se vezuju sa fizički aspekt sastanka.
Hajde da vidimo na šta je sve potrebno misliti kako bismo isplanirali poslovni sastanaka, bio on online ili uživo.
Pre sastanka - priprema materijala, prostora ili kanala komunikacije
Kada je u pitanju online sastanak, obavezno pre njega proverite kakav vam je radni prostor, u smislu da nije preveliki nered oko vas, i da se ne čuje nikakva buka. Sledeća stavka biće provera kanala komunikacije, odnosno provera video kamere i mikrofona. Najvažnije je da se vidite i čujete sa vašim sagovornicima. Ukoliko ste vi organizator sastanka, proverite da li ste na vreme poslali pozive svim učesnicima sastanka, koji uključuju linkove putam kojih se pristupa sastanku.
Ako se sastanak odvija u poslovnom prostoru kod vas, imaćete dosta posla. Potrebno je da pripremite:
Prostoriju ili kutak gde će se odvijati sastanak - proverite da li će prostorija u to vreme biti prazna.
Tehničke uslove za nesmetanu realizaciju sastanka - osvetljenje, projektor, kablovi i dodatni monitori ukoliko su potrebni.
Potreban materijal - možda imate slajdove ili neki drugi materijal koji je potrebno odštampati i razdeliti osobama koje će biti sa vama na sastanku. Ovde takođe može spadati prezentacija ili primeri koje vi ili neko iz vaše firme treba da prikaže.
Osveženje - ako mislite da će sastanak trajati duže ili će biti naporan, obavezno gostima obezbedite bar vodu za piće.
Treća opcija je da se sastanak odvija na nekom potpuno drugom mestu, kao što je poslovni prostor saradnika, ili čak neki restoran ili kafić, ne možete mnogo da uradite kako biste se pripremili. Jedino što zaista jeste do vas je da pročitate sve informacije koje već imate, ili materijal koji ste unapred pripremili ili su vam sagovornici dostavili.
Posle sastanka - sređivanje beležaka, Meeting Minutes i dalji planovi
Nakon sastanka vreme je za sumiranje utisaka. Važno je da upotpunite i uredite beleške sa sastanka, kako biste znali koje su vaše obaveze, i obaveze vaših saradnika. Beleške sa sastanka mogu biti digitalne, kucane u nekom internom programu, ili u nekoj od poznatih aplikacija za pisanje beležaka.
Ukoliko ste ipak ljubitelj tradicionalnog načina pisanja beležaka, opremite se kvaliettnim notesom koji je pogodan za pisanje, ali i crtanje šematskih prikaza koji kasnije mogu biti od koristi.
Na osnovu beležaka, bilo one digitalne il “obične” možete napisati kvalitetne “Meeting Minutes” i smisliti dalje planove, kako bi se realizovalo sve što je dogovoreno na sastanku. Meeting Minutes predstavlja neku vrstu “zapisnika” sa sastanka, koji će sadržati sve što je potrebno obema stranama kako bi se sećale svega što je urađeno ili dogovoreno na sastanku:
popis tema o kojima se pričalo,
prezentacija sa sastanka (ukoliko postoji),
dodatna dokumentacija,
beleške sa sastanka i
dalji koraci.
Naravno, ne mora svaki sastanak da ima ovoliko opširene Meeting Minutes, ali oni svakako mogu biti veoma korisni, i doprinose tome da ostavite profesionalniji utisak.
Sada ste spremni da isplanirate sledeći poslovni sastanak u vašoj kompaniji ili organizaciji! Pratite naše smernice, podelite proces organizacije na nekoliko delova i uspećete da organizujete sve na vreme.
Ne zaboravite više nijedan poslovni sastanak ili obavezu, nabavite jedan kvalitetan Simply Ollie planer za sebe već danas! U našem asortimanu imamo nedeljne, dnevne i stone planere u koje možete zapisati sve vaše rokove, zakazane sastanke ili video pozive. Posetite naš online shop i pogledajte kompletnu ponudu.